W art. 2 ustawy o rachunkowości są wymienione podmioty które są zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z zasadami/obowiązkami ustalonymi w powyższej ustawie jak i rozporządzeniach wykonawczych do tej ustawy. Obowiązki przedsiębiorcy można podzielić na trzy tematy: I. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ochrona danych zawartych w księgach rachunkowych. II. Sposoby inwentaryzacji i wyceny aktywów i pasywów w trakcie roku obrotowego i na jego zakończenie, III. Obowiązki wynikające z sprawozdawczości przedsiębiorców I. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ochrona danych zawartych w księgach rachunkowych Przepisy ustawy o rachunkowości narzucają szereg obowiązków związanych z prowadzenie ksiąg rachunkowych jak i ich ochroną. Ustawa określa: - w jakim języku powinny być prowadzone księgi rachunkowe, (art. 9); - co powinna zawierać dokumentacja opisująca zasady (politykę ) rachunkowości firmy (art. 10); - gdzie powinny być prowadzone księgi rachunkowe (art. 11); - terminy otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych (art. 12); - co powinny obejmować księgi rachunkowe ( struktura ksiąg rachunkowych) (art. 13 do 19) i jak w jaki sposób powinny być prowadzone (art. 24); - minimalne wymagania co do wyglądu dowodu księgowego , jak i jego treści ( art. 21 i 22); - sposoby dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych (art. 23) jak i sposoby ich korekty (art. 25) - sposoby ochrony i przechowywania ksiąg rachunkowych i rocznych sprawozdań finansowych(art. 71 do 76). II. Sposoby inwentaryzacji i wyceny aktywów i pasywów w trakcie roku obrotowego i na jego zakończenie, Ustawa o rachunkowości w rozdziałach 3 (art. 26 i 27) i 4 (art. 28 do 44) określa szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień każdego roku obrotowego jak i wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku obrachunkowego jaki i na jego zakończenie oraz sposoby ustalenia wyniku finansowego. W artykułach 26 i 27 ustawa wyszczególnia dla jakich składników majątku i z jaką częstotliwością należy przeprowadzać inwentaryzacje i tak : - dla środków pieniężnych aktywów pieniężnych (z wyłącznie zgromadzonych na rachunkach bankowych) raz do roku na ostatni dzień roku obrotowego - dla zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - co 2 lata - dla nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, jak i znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących skład środków trwałych w budowie – co 4lata. - dla zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki co rok. - dla zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną raz do roku. Art. 28 do 44 określają sposoby wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy jak i tez sposoby wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku obrotowego. Nie zastosowanie się do ujętych zasad wyceny aktywów i pasywów w ustawie o rachunkowości może skutkować wydanie negatywnej opinie podczas obowiązkowego badania sprawozdania finansowego podmiotu przez biegłego rewidenta. III. Obowiązki wynikające z sprawozdawczości przedsiębiorców Ustawa nakłada na przedsiębiorców obowiązek przygotowania sprawozdań finansowych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (Art.45 do 63d). Określenie dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych jest wyjaśnione w art. 12 ust 2 i jest to : Dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych to: - dzień zakończenia działalności jednostki w tym również sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego - dzień poprzedzający zmianę formy prawnej; - w jednostce przejmowanej dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę. - dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek( dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału); - dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości; Inny dzień określony odrębnymi przepisami. Przedsiębiorca ma obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego składającego się z następujących elementów: - Bilansu; - rachunku zysków i strat; - informacji dodatkowej. W przypadku przedsiębiorców którzy podlegają corocznemu badaniu przez biegłego rewidenta, w związku z formą prawną przedsiębiorstwa lub przekroczeniem progów wymienionych w ustawie o rachunkowości (art. 64) sprawozdanie finansowe powinno dodatkowo zawierać: - zestawienie zmian w kapitale własnym , w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienia zmian w aktywach netto; - rachunek przepływów pieniężnych. W załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości znajdziemy informacje jak powinno wyglądać składniki sprawozdania finansowego i jakie informacje powinny być w nich zawarte. Ustawa o rachunkowości nakłada terminy dotyczące terminu przygotowania sprawozdania finansowego jak i jego przygotowania. I tak: - Kierownik jednostki musi zapewnić sporządzenie i przedstawienie właściwym organom spółki rocznego sprawozdania finansowego nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego (art. 52). - Roczne sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Oczywiście oprócz obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości istnieje szereg innych związanych z przepisami podatkowymi, sprawozdawczości statystycznej i do Narodowego Banku Polski. Ważne jest że niedopełnienie obowiązków zawartych w ustawie o rachunkowości jak i wyżej wymienionych przepisach może powodować nałożeniem wysokich kar na przedsiębiorstwo. Norbert Sołtysiak, Kierownik Działu Usług Księgowych w FPA Group firmie świadczącej usług outsourcingowe z zakresu księgowości, kadr i płac.

 powrót